社会人・経験者採用公務員試験のエントリーシート・自己PR文の書き方とは？！

公務員試験は、受験申込から既に始まっている

民間から公務員（社会人採用）への転職試験は、申込の時から既に始まっています。その理由は、次のようなケースがあるからです。

①申込時に提出する履歴書・エントリーシートなどが、そのまま面接で使用される
②申込時に、面接シートの提出が求められる
③１次選考がエントリーシートなどによる書類選考となっている

多くの公務員試験では、１次試験が択一や論文などの筆記試験、２次試験が面接です。この場合、１次試験合格者に、面接シートを配布するということもあります。しかし、そうした作業は手間でもあるので、申込時点で面接シートを受験生に提出させることもあるのです。

このため、受験生としては、申込時点で面接のことを想定して、エントリーシートなどを書く必要があるのです。「まだ十分に考えていないけれど、とりあえずこれで良いや」などと、不完全な内容で提出してしまうと、後で困ってしまいますので、できるだけ早く準備することが必要です。

なお、ここでは面接時に使用されるものを、「シート」と表記します。実際には、エントリーシート、面接シート、アピールシート、志望理由書、調書など、試験実施機関によって名称は異なります。しかし、わかりやすくするため、ここでは表記を「シート」で統一します。

志望動機「なぜ公務員に転職したいのか」はとても重要

民間から公務員への転職試験では「志望動機」がとても重要です。なぜなら、面接官は「現在の勤務先である民間企業が嫌だから、楽な公務員に転職したいと受験生は考えているはずだ」と思っているからです。

民間企業から民間企業への転職であれば、キャリアップのような積極的な転職のケースも少なくありません。また、企業から企業への転職ですので、「今の企業は、自分に合わない」ということも転職理由になるでしょう。

しかし、企業から公務員への転職の場合は、どうしても「公務員は楽と思っているから転職したいのだろう」と面接官は考えているのです。なぜなら、「お役所仕事」、「９時５時」、「親方日の丸」などの言葉に代表されるように、実際にそのように考えて転職する人が少なくないからです。

ところが、そのような「楽だから公務員になる」という考えの人ばかりでは、組織の生産性は高まりませんし、効率的に業務を遂行することもできません。このため、そうした消極的な考え方の受験生を採用しないように、面接官は非常に気を付けているわけです。

このことを受験生の立場で考えれば、面接官に「楽だから公務員になりたいわけではない。公務員という仕事に意義を感じているので、転職したいのだ」ということを納得してもらわなければいけないのです。

転職理由を、これまでの自分の職務経験を踏まえた上で、どのようにアピールするのかが問われます。このことからもおわかりのとおり、社会人・経験者の志望動機が大学生と同じ内容では困るのです。それでは、社会人・経験者試験の意義を理解していないと思われても仕方ないでしょう。

戦略的にシートを書く

実際の面接では、20～30分という短い時間の中で、「志望（転職）理由」、「やってみたい業務」、「これまでの職務経験や自分の強みがどのように活かせるか」、「長所・短所」、「趣味・特技」、「自己ＰＲ」など、シートに質問項目に沿って様々な質問がなされます。

合格するためには、その短い時間の中で、面接官に「ぜひ、この人を採用したい！」と思わせなくてはなりません。そのためには、高評価を得る必要があります。「この受験生は、特に問題なさそうだから、採用しても良い」とは、面接官は考えません。「採用したい！」と思わせる積極的なものが求められるのです。

面接官に「採用したい！」と思わせるためには、シートの内容は魅力的なものでなければなりません。ただ、「質問に漫然と答えている」シートでは、面接官の心を動かすことはできないでしょう。そのために、シートを戦略的に書くことが求められます。

戦略的なシートとは、自分の強みや長所が明確であること、またそうした内容を「面接官に質問させる」シートになっていることです。つまり、自分のアピールしたい内容について、面接官が質問したくなるように仕向けるシートなのです。

そのためには、「どのような表現をすれば良いのか」、「どこに何を書くのか」が非常に重要です。しかし、残念ながら、多くのシートは自分本位になってしまっています。

ちなみに、このシートをさらに磨きをかけるには、シートの書き方を熟知している経験者に見てもらうことが有効です。なぜなら、受験者自身が自分のアピールポイントに気付いていなかったり、面接官にとってわかりにくい表現になっていたりすることがあるからです。

分量は多すぎず、少なすぎず

シートの書式は様々で、試験実施機関によって異なります。例えば、次のようなケースがあります。

① 「志望理由は250字以内」などと文字数が指定されているもの
② 四角で囲まれた枠・スペースが与えられて、その中に書くもの
③ 下線が引かれており、その上に文字を書くもの

いずれのケースでも「分量（文字数）は多すぎず、少なすぎず」が求められます。上記①～③であれば、以下のようなものはダメな例です。

① 100字しか書いていない、もしくは280字も書いている
②少ししか文字が書かれておらずスペースが空いている、もしくはスペースをはみ出す
③少ししか文字が書かれておらず空白の下線がある、もしくは下線をはみ出す

このようなシートを見た面接官は、「何だ、これ？」と思ってしまうでしょう。また、文字が少なければ、受験生の本気度も疑ってしまいます。

反対に、多すぎる文字も、「ルールを守らない受験生」であることを自ら表明しているようなものです。もちろん、自分で勝手にスペースを広げたりするのもＮＧです。いずれのケースにしても、これでは面接を受ける前から、マイナスの評価が確定してしまいます。

文字は大きすぎず、小さすぎず

シートの書く文字についても、「大きすぎず、小さすぎず」が求められます。例えば、シートの記入欄が、四角で囲まれた枠・スペースの場合、あまりに大きな文字であれば、間の抜けた印象を面接官に与えてしまいます。

反対に、文字が小さすぎると、面接官は読みにくいです。受験生としては、一所懸命に記入したつもりかもしれませんが、見方を変えれば「この小さい文字を読め」と面接官に言っているようなものです。

これでは、面接官を無視した、自分本位のシートになってしまっていると言われても、しかたないでしょう。

同じ内容を２回書かない

面接官がシートを一読し、「これはダメだな」と思わせるものがあります。それは、同じことが何度も書かれているシートです。

例えば、ある受験生のアピールしたいポイントが「相手の立場になって考えられること」だったとします。この場合、次のようなシートになってしまうことがあります。

「志望動機」
強みである「相手の立場になって考えられる」を活かし、市職員として生まれ育った〇〇市に貢献したいため
「長所」
相手の立場になって考えられること
「これまでの職務経験で特に力を入れたこと」
相手の立場になって考えることを徹底して、店舗で接客を行ったこと
「自己ＰＲ」
私の強みは、相手の立場になって考えられることです。高齢者、障害者、外国人など、市民には様々な方がいます。そうした一人ひとり異なる市民の立場になって考え、市民ニーズに対応していきます。

このようなシートを面接官が見れば、「この受験生は、とにかく『相手の立場になって考えられること』だけをアピールしたいのだな」と考えてしまいます。しかし、それでは本当の受験生の人柄がわかりません。

受験生としては、戦略的なシートのつもりかもしれません。しかし、これでは、一面的な情報しかなく、面接官はとても採用しようとは思いません。受験生は自分の様々な面を見せることが求められるのです。このため、シートには同じ内容を繰り返さないが基本です。

客観性のあるアピールポイントを書く

受験生としては、自分の「売り」や「得意分野」などのアピールポイントを訴えて、面接官に「ぜひ、採用したい！」と思わせなくてはなりません。しかし、そのアピールポイントが、的確なアピールになっていないことがあります。

それは、客観性がないからです。例えば、「職場でマニュアルを作成し、業務が効率化できました」と言っても、それが本当かどうかは、面接官にはわかりません。しかし、「業務効率化によって、社内表彰された」となれば、説得力は高まります。

もちろん、外国語やＩＴなどの資格を持ち、それを実際に業務で活用できているのならば、より客観的です。しかし、実際には、そうしたケースは稀でしょう。また、先程の「社内表彰」などもハードルが高いかもしれません。

そのような時は、「周囲から『〇〇さんのおかげで助かった』と言われた」、「お客様から感謝の言葉をもらった」など、周囲のコメントなどを付け加えましょう。それだけで、単なる自己満足や自己判断の文章を、客観性のある文章に変えることができます。

理由や根拠がないアピールでは、面接官は納得しません。単なる自分本位の内容では、面接官も「それは、本当なの？」と疑ってしまうからです。

そのために、客観性のあるアピールポイントを書くことが必要なのです。「どうすれば、面接官は理解してくれるか」を考えて、文章を作成することが求められます。

面接当日を想定して書く

シートの記入にあたっては、面接当日を想定して書くことが重要です。当然のことですが、シートを記入した時の志望理由と、実際に面接で話す志望理由の内容が異なっては困ります。

しかし、そのような受験生は少なくありません。なぜなら、シートを記入する時に十分考えていなかったり、シートを提出後に内容が不備だったりすることに気付くからです。

シートを提出した日から、実際の面接日までに３か月以上空くこともあります。そうすると、どうしても十分に内容を検討しないまま、シートを提出してしまうということが起きてしまうのです。しかし、これでは合格することは難しいでしょう。

また、シートに書くエピソードなどは、すべてを書くのでなく、面接当日に面接官が「質問したい」と思うように余韻を残すことが求められます。シートにエピソードの内容を事細かに記載してしまうと、面接官は質問することがなくなってしまうのです。

これでは、効果的なアピールをすることができませんので、高評価を得ることはできません。シートに余韻を残すことで面接官に「質問したい」と思わせて、シートに書いてないことを面接当日に説明します。そうすることで、自分の得意分野に持ち込み、強みや長所をアピールするわけです。

さらに、面接当日における、面接官との実際のやり取りを想定することが重要です。例えば、次のようなことです。

面接官：「趣味に『書店に行くこと』とありますが、これはどういうことですか」
受験生：「はい、週末に書店に行くことが趣味になっています」
面接官：「なぜ、書店に行くのですか」
受験生：「はい、書店に行けば、時代のトレンドがわかります。また、日頃は読まないジャンルの書棚を見ることで、新たな発見もあります」
面接官：「日頃は、どのようなジャンルの本を読むのですか」

「趣味：書店に行くこと」との内容から、このような面接官とのやり取りを想定することができます。面接官はシートの各項目について、内容を掘り下げて質問をして、受験生の人柄を把握しようとします。一問一答で終わらずに、再質問、再々質問があるわけです。

この受験生としては、「社会の変化に敏感であること」、「常に視野を広げようと考えていること」をアピールしたいのです。そのためには、どのようにシートに記入すれば、面接官の質問を誘導することができるのかを検討します。その結果、「趣味：書店に行くこと」と表現しようとなったのです。

このように、何をアピールしたいのかを明確にした上で、再質問、再々質問があることを踏まえ、「どのようにシートに書けば、面接を自分のペースに持ち込めるのか」をシミュレーションすることが重要です。

公務員・組織人の適格性を訴える

公務員試験では、公務員及び組織人としての適格性があるかを重視します。

公務員としての適格性とは、公正中立な人物であるかということです。例えば、特定の住民や企業を優遇するような人では困ります。また、特定の地域に施設が集中するような計画を立案するようでは均衡を欠きますので、バランス感覚も求められます。

しかし、社会人・経験者の場合、面接において公務員と民間企業社員との役割を十分に認識しておらず、誤った回答をしてしまうことがあるのです。

例えば、民間企業の面接であれば、他の受験生との差別化を強調するために、「与えられた目標を達成するため、どんなに困難なことがあったとしても、石にかじりついてでも達成します」のようなことを言う人がいます。

また、「自分がリーダーを務めたチームの目標を達成するために、弱音を吐く部下を鼓舞して、強いリーダーシップを発揮した」のような発言をする受験生もいます。

こうした人達は、目標達成のために手段を選ばない人、強権的な人を想定させるため、公務員としては不適格なのです。

また、そもそも組織人としての適格性がない人も困ります。具体的には、他者とコミュニケーションができない、効率的に業務を遂行しない、組織における自分の役割を認識していない、などです。

このような公務員及び組織人としての適格性が受験生にあるのかを、様々な質問によって検証しようとするのです。

シート全体で人物像を伝える

シートには、「志望（転職）理由」、「やってみたい業務」、「これまでの職務経験や自分の強みがどのように活かせるか」、「長所・短所」、「趣味・特技」、「自己ＰＲ」など複数の質問項目があります。

当然のことですが、１人の受験生の内容ですから、内容に矛盾があっては困ります。「長所：ポジティブなところ」、「短所：ネガティブに考えてしまうこと」では、「この受験生は、いったいどういう人間なのだろう」と面接官は混乱してしまうでしょう。

また、「６　同じ内容を２回書かない」で触れたように、シートに同じことを何回も書かないことも重要です。同じことを書いてしまうと、「この受験生がアピールできることは、これしかないのか」と思われてしまうからです。

このため、様々な質問項目を活用して、自分の魅力や人物像が効果的に面接官に伝わるようにすることが求められます。例えば、長所が「こつこつと物事に取り組めること」だとすると、孤独な様子をイメージさせます。

しかし、「趣味：友人とのカラオケ」とあれば、交友関係があることがわかります。そうすると、真面目に業務に取り組む一方で、他の職員とも円滑にコミュニケーションが図れる人間であることが面接官にわかります。

このように、シート全体で人物像を伝えることが重要なのです。１つ１つの質問について的確に答えることも重要です。しかし、実際の面接を想定して、全体としてのバランスが取れているのかを考えることも、面接対策としては極めて重要なのです。

例文と回答例１

問１　地方公務員を志望する理由

答　住民の福祉向上のために業務を行う行政の重要さを痛感したため、地方公務員を志望しました。現在、民間企業に在籍しておりますが、利潤追求を第一とする企業では行えることには限界があると感じています。現職の食品メーカーは人々の「食」を支える大事な業務です。しかしながら、経済的に困窮した子どもなどへの働きかけなどはできません。学校給食や子ども食堂への支援など、行政は将来を担う子どもたちを支えています。自分も市職員として、市や市民のために貢献したいと考え、地方公務員を志望します。

問２　〇〇市を志望する理由

問３　〇〇市の職員として、あなたは何をしたいですか

問４　最近関心を持ったことは何ですか

問５　長所

問６　短所

問７　自己PR

【解説】

例文と回答例２

問１　志望動機について記入してください

答　大好きな〇〇に貢献したいと思い、〇〇市職員を志望いたしました。私は大学生活を〇〇で過ごし、〇〇の土地や文化に触れ、この地の素晴らしさを知りました。就職後、東京で生活する中で、〇〇のために働きたいとの気持ちが強くなりました。前職で一般企業に勤務しておりましたが、企業という性質上、利益を最優先に考えなくてはなりませんでした。利益を追求するのも大切なことですが、そのためにお客様を第一に考えることができず、何度ももどかしい思いをしました。今後は、〇〇市民のために貢献していきたいと考え、〇〇市職員を志しました。

問２　力を入れて取り組んだことについて記入してください

問３　組織やグループで目標に向かって協力して取り組んだ経験について、あなたの行った行動を具体的に記入してください

問４　自己PR（セールスポイント）について記入してください

【解説】

例文と回答例３

問１　志望動機

答　人口減少が加速する中で、住んでいる〇〇市をより良くしていきたいとの思いが高まり、志望しました。現在、本市も高齢者の増加や若者の流出など、多くの課題に直面しています。今後も、さらに人口は減少し、まちも大きく変化していきます。しかし、そうした状況であっても、市民一人一人がこれまで以上に〇〇市に愛着を持ち、「住んでいて良かった」と思ってもらえるまちにすることは可能だと思っています。そのためには、市民や事業者等と協働し、まちづくりを行っていくことが重要です。行政は、農業に限らず幅広い分野で市民に貢献できることに、大きな意義を感じています。これまでの農業関連の経験なども生かし、市政発展のために貢献していきたいと考えております。

問２　あなたがこれまでの職務経験を通じて培った能力・知識等はどのようなものか、それをどのように市職員として活かせるか

問３　自己PR

【解説】

まとめ

いかがでしたでしょうか。注意すべき点、書くべきポイントを把握していただけたかと思います。このページでご説明したことがすべて答案用紙に記入できれば、合格間違いなしです。ただし、どうしても書くことが思い浮かばない、自分で書く自信がないという方は、下記の問い合わせファームから当社にご連絡ください。みなさまの考えが、答案用紙にしっかりと記入できるよう、ライティング株式会社のスタッフが、詳細にインタビューし代筆させていただきます。ご依頼、心からお待ちしております。

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